Mitglieder einladen

Lora-Workspaces leben von geteilten Shortcuts. Sobald du ein paar davon hast, ist der nächste logische Schritt, den Rest deines Teams an Bord zu holen.

Wer darf einladen

Standardmäßig darf jedes aktive Workspace-Mitglied einladen. Der Workspace-Inhaber kann Einladungen auf Admins beschränken aktivieren; dann dürfen nur Admins und der Inhaber Einladungen senden.

Du kannst jemanden mit deiner eigenen Rolle oder einer niedrigeren einladen. So muss niemand eine Person erst als Mitglied einladen, nur um sie danach zu befördern:

Deine Rolle	Du kannst einladen als
Mitglied	nur Mitglied — im Einladungsformular gibt es keine Rollenauswahl
Moderator	Mitglied oder Moderator
Admin	Mitglied, Moderator oder Admin
Workspace-Inhaber	Mitglied, Moderator, Admin oder Workspace-Inhaber

Im Tab E-Mails einfügen erscheint das Feld Rolle, sobald du mehr als eine Rolle zur Auswahl hast; es steht zunächst auf Mitglied. Dieselbe Regel gilt für eine Rollen-Spalte im Tab CSV hochladen.

Im Free-Plan sind Rollen gesperrt und alle sind Admins. Deshalb treten alle, die du einlädst, als Admin bei, und das Feld „Rolle“ ist ausgegraut — mit dem Hinweis, dass Rollen ab Basic verfügbar sind. Ein Workspace-Inhaber kann weiterhin Admin oder Workspace-Inhaber wählen. Ab Basic kann ein Admin oder der Inhaber die Rolle nach dem Beitritt ändern.

Im Enterprise Plan könnt ihr Einladungen vollständig deaktivieren.

So lädst du ein

Gehe zu Administration → Mitglieder.
Klicke auf Einladen.
Gib im Tab E-Mails einfügen die E-Mail-Adressen ein, die du einladen möchtest. Du kannst eine Liste einfügen, getrennt durch Kommas, Leerzeichen oder Zeilenumbrüche.
Wenn das Feld Rolle angezeigt wird, wähle die Rolle für diese Personen. Alle in diesem Tab bekommen dieselbe Rolle.
Klicke auf Einladungen senden.

Jede eingeladene Person erhält eine E-Mail mit einem Link zum Beitritt. Sobald sie annimmt, erscheint sie mit der Rolle, die du gewählt hast. Eine offene Einladung behält ihre Rolle, auch wenn der Workspace den Plan wechselt, bevor die Person annimmt. Gehört eine Adresse schon zu einem Workspace-Mitglied, nennt Lora dir die übersprungenen Adressen, statt ein Duplikat anzulegen.

Eine Liste per CSV-Datei einladen

Nutze das, wenn du ein ganzes Team gleichzeitig onboardest oder die Rollen pro Person unterschiedlich sind.

Gehe zu Administration → Mitglieder und klicke auf Einladen.
Wechsle zum Tab CSV hochladen und zieh deine Datei hinein — oder klicke auf Datei auswählen.
Prüfe die Zuordnung. Lora erkennt deine Spaltenüberschriften automatisch: eine Spalte namens Email, E-Mail Address oder Work Email wird zu Email, Role, Permission oder Access Level wird zu Rolle — und die Namens- und Jobtitel-Spalten, die ein HR-Export mitbringt, werden genauso erkannt. Wurde für eine Eigenschaft die falsche Spalte gewählt, ändere sie über das Dropdown neben dieser Eigenschaft.
Lies die Hinweise unter der Zuordnung. Sie nennen jede Zeile, die Lora auslässt — mit Zeilennummer.
Klicke auf Einladungen senden.

Deine Datei braucht eine Spalte mit E-Mail-Adressen. Alles andere ist optional:

Spalte	Erforderlich	Wofür sie da ist
Email	Ja	Eine Adresse pro Zeile
Rolle	Nein	`Member`, `Moderator`, `Admin` oder (nur für Workspace-Inhaber) `Owner`. Eine leere Rollen-Zelle tritt als Mitglied bei — auf Free als Admin
Vollständiger Name	Nein	Trägt den Namen der Person ein, damit sie ihn nicht selbst tippen muss
Vorname	Nein	Zusammen mit Nachname nutzen, wenn dein Export beide getrennt führt
Nachname	Nein	Wird mit Vorname zu einem Namen zusammengesetzt
Jobtitel	Nein	Erkennt auch `Position` oder `Designation`

Einen Export aus Personio, BambooHR, Workday oder Google Workspace kannst du genau so hochladen, wie er kommt — Name, E-Mail und Jobtitel in einer Datei, nichts vorher herauslöschen.

Hinweis: Maximal 200 Zeilen pro Upload. Ist deine Datei länger, verwendet Lora die ersten 200 und sagt es dir. Lies Limits für Einladungen, bevor du den Rest planst — für offene Einladungen gilt ein eigenes Limit, in das ein zweiter Upload laufen kann.

Ein paar Dinge, die Lora mit deiner Datei macht und dir mitteilt:

Zeilen, die nicht eingeladen werden können, werden mit Zeilennummer aufgelistet — eine fehlende Adresse, eine ungültige Adresse oder eine Adresse, die vorher schon in der Datei stand. Der Rest der Datei geht trotzdem raus.
Eine wiederholte Adresse wird einmal eingeladen, mit Rolle, Name und Jobtitel aus der Zeile, in der sie zuerst stand.
Eine Rolle, die du nicht zuweisen darfst, wird zu deiner Standardrolle. Du kannst nur deine eigene Rolle oder eine niedrigere vergeben; die Zeile admin eines Mitglieds oder die Zeile owner eines Admins wird deshalb geändert — zu Mitglied, auf Free zu Admin. Owner kann nur ein Workspace-Inhaber vergeben. Auf Free wird jede Zeile zu Admin, weil Rollen dort gesperrt sind.
Eine Rolle, die Lora nicht kennt, wird ebenfalls zu deiner Standardrolle — viewer und editor sind keine Lora-Rollen.
Einen Namen oder Jobtitel, mit dem Lora nichts anfangen kann, lässt sie einfach leer. Anders als bei einer Rollen-Spalte kostet das niemanden seine Einladung: Die Person füllt das Feld dann selbst aus.

Was die eingeladene Person sieht

Name und Jobtitel, die du mitgibst, sind für sie vorausgefüllt — nicht für sie entschieden. Nimmt sie die Einladung an, steht ihr Name sofort in der Mitgliederliste; sie landet trotzdem auf dem Willkommensbildschirm, wo die mitgegebenen Angaben bereits ausgefüllt sind und sie die Schreibweise korrigieren, ein Profilbild hinzufügen und weitergehen kann. Ein Klick statt eines Formulars.

Die Limits für Einladungen gelten auch für CSV-Uploads. Eine Datei, die den Workspace über sein Mitgliederlimit bringen würde, wird komplett abgelehnt und nicht auf halbem Weg abgebrochen — du landest also nie halb eingeladen.

Aus Google Workspace einladen

Wenn deine Organisation Google Workspace nutzt, kannst du Teammitglieder direkt aus dem Firmenverzeichnis auswählen, statt Adressen zu tippen oder einzufügen.

Gehe zu Administration → Mitglieder und klicke auf Einladen.
Klicke im Tab E-Mails einfügen auf Aus Google Workspace hinzufügen.
Beim ersten Mal fragt Google dich nach Lesezugriff auf das Verzeichnis deiner Organisation. Danach öffnet sich die Auswahl direkt.
Such oder scroll zu den Personen, die du einladen willst, hak sie an und klicke auf Hinzufügen. Sie landen im Tab E-Mails einfügen, zusammen mit allem, was du dort schon eingegeben hast.
Klicke auf Einladungen senden.

Das ist nur ein schnellerer Weg, die Einladungsliste zu füllen — keine andere Art von Einladung: Alle, die du so hinzufügst, bekommen dieselbe Einladungs-E-Mail und treten genauso bei wie bei jeder anderen Einladung. Lora liest nur Namen und E-Mail-Adressen aus dem Verzeichnis, und das nur, solange die Auswahl geöffnet ist; über das Verzeichnis selbst wird nichts gespeichert. Wenn dein Google-Konto kein Workspace-Konto ist oder dein Admin die Verzeichnisfreigabe für Lora deaktiviert hat, siehst du einen Hinweis dazu und einen Weg zurück zum Einfügen von E-Mail-Adressen.

Limits für Einladungen

Limit	Wert
E-Mail-Adressen pro CSV-Upload	200
Offene Einladungen pro Workspace	200
Mitglieder pro Workspace	20 auf Free — aktive Mitglieder und offene Einladungen zusammengezählt. Kostenpflichtige Pläne haben kein Mitgliederlimit
CSV-Dateigröße	10 MB

Die beiden 200er sind unterschiedliche Limits, und das zweite ist das, dem du beim Onboarding eines großen Teams begegnest. Offene Einladungen sind ein laufender Gesamtstand, kein Kontingent pro Upload. Sobald ein Workspace 200 offene Einladungen hat, wird die nächste abgelehnt, bis einige davon angenommen, widerrufen oder abgelaufen sind. Einladungen laufen 30 Tage nach dem Versand ab.

600 Personen einzuladen sind also nicht drei Uploads hintereinander. Lade die ersten 200 ein, lass die Leute annehmen und lade dann die nächste Gruppe ein. Einladungen zu widerrufen, bei denen du nicht mehr mit einer Annahme rechnest, schafft sofort Platz.

Ausstehende Einladungen verwalten

Ausstehende Einladungen bleiben unter Administration → Mitglieder sichtbar, bis sie angenommen, widerrufen oder abgelaufen sind. Von dort aus kannst du jede ausstehende Einladung erneut senden oder widerrufen.

Mitglieder suspendieren und entfernen

Wenn jemand in Elternzeit, im Sabbatical oder anderweitig länger abwesend ist, können Admins und Inhaber die Person suspendieren, ohne ihr Konto zu löschen. Eine suspendierte Person kann sich nicht mehr in diesem Workspace anmelden oder ihn öffnen. Sobald die Suspendierung aufgehoben wird, erhält sie wieder Zugriff.

Um jemanden dauerhaft zu entfernen, nutze die Aktion „Entfernen” auf seiner Zeile. Seine Workspace- und nicht gelisteten Shortcuts bleiben im Workspace. Besitzt die Person noch private Shortcuts, fragt Lora vor dem Entfernen, was damit geschehen soll — damit der Workspace nicht stillschweigend den Zugriff darauf verliert.

Ein Inhaber kann nicht direkt suspendiert oder entfernt werden. Vorher muss ein weiterer Inhaber ernannt werden.

Best Practices

Verwende die Adresse z.B. vom Unternehmen, mit der sich die Person anmelden wird.
Lade lieber als Mitglied ein, nicht als Admin, sobald dein Plan die Wahl zulässt — auch in einer CSV-Rollen-Spalte. Admins können auf Basic und Business die Abrechnung verwalten, andere Personen suspendieren und jeden Shortcut bearbeiten, der nicht privat ist — lade nur dann als Admin ein, wenn es einen Grund gibt. Auf Free sind alle Admins; prüfe die Rollen, wenn ihr upgradet (siehe Mitglieder und Rollen).
Starte mit einem kleinen Pilotkreis. Fünf bis zehn Leute, die Shortcuts anlegen, geben dir ein brauchbares Bild davon, welche Slugs und Ordner dein Workspace wirklich braucht, bevor du die Türen für alle öffnest.

FAQ

Lora sagt, das Einladungslimit sei erreicht Der Workspace hat bereits 200 offene Einladungen — das ist das Maximum. Widerrufe die, bei denen du nicht mehr mit einer Annahme rechnest, oder warte, bis die bereits gesendeten angenommen werden, und lade dann den Rest ein. Siehe Limits für Einladungen.

Es wurden nur einige Zeilen meiner CSV eingeladen Lora listet jede ausgelassene Zeile mit Zeilennummer auf, bevor du sendest — eine fehlende Adresse, eine ungültige Adresse oder eine Adresse, die vorher schon in der Datei stand. Wenn weniger gesendet wurde als erwartet, ist diese Liste der Grund.