IT und HR hören das ständig: “Ich finde nichts im SharePoint.”

Varianten davon: “Kann mir jemand den Link zum Urlaubsantrag schicken?” “Wo liegt nochmal die aktuelle Vorlage für Reisekostenabrechnungen?” “Ich war auf SharePoint, aber ich hab nach zehn Minuten aufgegeben.”

Das Frustrierende daran: Die Inhalte sind da. Jemand hat sie sorgfältig angelegt, in Ordnern strukturiert, mit Metadaten versehen. Das Problem ist nicht der Inhalt. Das Problem ist, dass niemand ihn findet.

Warum die Suche nicht reicht

SharePoint hat eine Suchfunktion. Confluence hat eine Suchfunktion. Google Drive hat eine Suchfunktion. Trotzdem fragen Leute in Slack, wo Dinge liegen.

Der Grund ist, dass Suchfunktionen voraussetzen, dass du weißt, wonach du suchst. Wenn du den Urlaubsantrag brauchst, musst du wissen, ob er “Urlaubsantrag”, “Abwesenheitsformular”, “Leave Request” oder “HR-Formular-017” heißt. In SharePoint kann ein Dokument unter einem dieser Namen liegen, und die Suche zeigt dir 200 Ergebnisse, von denen 180 veraltet sind.

Dazu kommt die Ordnerstruktur. SharePoint-Sites werden typischerweise nach Abteilungen organisiert. Der Urlaubsantrag liegt unter HR. Die Reisekostenrichtlinie liegt unter Finance. Die VPN-Anleitung liegt unter IT. Wenn du nicht weißt, welche Abteilung für was zuständig ist, navigierst du blind durch Ordnerbäume.

Für Leute, die seit Jahren in der Firma sind, ist das kein Problem. Sie wissen, wo Dinge liegen, weil sie es irgendwann gelernt haben. Für neue Mitarbeiter, Werkstudenten oder Kollegen aus anderen Abteilungen ist es eine Zumutung.

Was wirklich los ist

Wenn die Akzeptanz deines Intranets niedrig ist, liegt es selten an der Plattform selbst. SharePoint ist nicht perfekt, aber es ist funktional. Das Akzeptanzproblem ist meistens strukturell.

Die Ordnerhierarchie ist gewachsen, nicht geplant. Jahrelang haben Teams eigene Sites, eigene Konventionen, eigene Hierarchien gebaut. Irgendwann wollte niemand mehr aufräumen.

Die URLs sind unbrauchbar: https://firma.sharepoint.com/sites/HR/Shared%20Documents/Forms/AllItems.aspx?id=%2Fsites%2FHR%2FShared... Niemand merkt sich sowas. Also bookmarken die Leute es. Und wenn die Seite umstrukturiert wird, sind alle Bookmarks kaputt.

Es gibt keinen zentralen Einstiegspunkt. Die SharePoint-Startseite zeigt meistens News und Ankündigungen. Aber niemand geht auf die Startseite, wenn er den Urlaubsantrag sucht. Er will direkt dahin. Und “direkt dahin” ist schwer, wenn die Navigation drei Klicks durch Unterseiten erfordert.

Was du tun kannst, ohne SharePoint abzuschaffen

Die Migration weg von SharePoint dauert Monate bis Jahre. Und vielleicht ist SharePoint als Plattform auch gar nicht das Problem. Vielleicht muss nur der Zugang repariert werden.

Die Idee: Du legst einen Navigations-Layer über dein bestehendes Intranet. Statt die Ordnerstruktur zu reparieren (was ein Sisyphus-Projekt ist), gibst du den 20 bis 30 wichtigsten Ressourcen menschenlesbare Adressen.

short/urlaubsantrag führt direkt zum Formular, egal wo es auf SharePoint liegt. short/reisekosten führt zur Richtlinie. short/vpn führt zur Anleitung. short/organigramm führt zum aktuellen Organigramm.

Die Mitarbeiter lernen die Shortcut-Namen, nicht die SharePoint-Struktur. Wenn die IT die SharePoint-Site umstrukturiert oder ein Dokument verschiebt, ändert sie die URL hinter dem Shortcut. Der Name bleibt gleich. Kein Bookmark geht kaputt.

Was das in der Praxis ändert

Das ist kein großes Projekt. Aber es ändert, wie Leute das Intranet erleben.

Vorher: Urlaubsantrag suchen. SharePoint aufmachen, HR anklicken, Formulare anklicken, durch 40 Dokumente scrollen, drei Versionen finden, die falsche nehmen. Oder aufgeben und in Teams fragen.

Nachher: Mitarbeiter tippt short/urlaubsantrag. Landet beim richtigen Dokument. Fertig.

SharePoint selbst ändert sich nicht. Aber die Mitarbeiter müssen die Struktur nicht mehr durchschauen.

Der zweite Effekt: IT und HR bekommen weniger “Wo finde ich…?”-Anfragen. In vielen Unternehmen machen diese Anfragen einen messbaren Anteil der internen Support-Tickets aus. Nicht weil die Leute zu faul sind zu suchen, sondern weil Suchen zu lange dauert und die Ergebnisse unzuverlässig sind.

Was du brauchst, um das einzurichten

Einen Shortcut-Service, der kurze, merkbare Adressen auf URLs abbildet. Die Möglichkeit, Shortcuts im Team zu teilen (nicht nur persönliche Bookmarks). Und idealerweise eine Browser-Extension, damit short/urlaubsantrag direkt in der Adresszeile funktioniert.

Der Aufwand für die Einrichtung: Eine Stunde für die ersten 20 Shortcuts. Danach vielleicht fünf Minuten pro Woche für Pflege, wenn sich URLs ändern.

Verglichen mit einem SharePoint-Redesign (Wochen bis Monate) oder einer Migration zu einem anderen System (Monate bis Jahre) ist das nichts.

Was das nicht löst

Wenn dein SharePoint inhaltlich veraltet ist, hilft bessere Navigation nicht. Wenn die Dokumente falsch sind, bringt ein schnellerer Weg dorthin wenig. Navigation repariert den Zugang, nicht den Inhalt.

Und wenn dein Problem nicht “finden” ist, sondern “es gibt keine Ordnung”, dann musst du zuerst aufräumen. Shortcuts auf chaotische Strukturen zu legen macht das Chaos nicht besser. Es macht nur den Zugang zum Chaos schneller.

Aber wenn die Inhalte da sind und die Leute sie nur nicht finden, ist bessere Navigation das Günstigste, was du ausprobieren kannst.