QR-Code ausdrucken: Was du beachten musst
Einen QR-Code zu erstellen dauert 30 Sekunden. Ihn auszudrucken, damit er auch zuverlässig funktioniert, ist etwas mehr Aufwand.
Es scheitert selten an der Technik. Es scheitert an der Größe, am Kontrast, am Untergrund oder daran, dass der Code nach drei Monaten auf eine Seite zeigt, die es nicht mehr gibt.
Wie groß muss ein QR-Code sein?
Die Mindestgröße hängt davon ab, aus welcher Entfernung gescannt wird.
Für einen QR-Code, den jemand aus 20 bis 30 Zentimetern Entfernung scannt (Tischaufsteller, Visitenkarte, Flyer), reichen 2 x 2 Zentimeter. Für einen Code an einer Wand, der aus einem Meter Entfernung gescannt wird (Pausenraum, Produktionshalle), sollte er mindestens 5 x 5 Zentimeter groß sein. Für Plakate oder Schilder, die aus mehreren Metern Entfernung funktionieren sollen, eher 10 x 10 Zentimeter oder größer.
Als Faustregel: Die Kantenlänge des QR-Codes sollte mindestens ein Zehntel der Scan-Entfernung betragen. Aus 1 Meter Entfernung also mindestens 10 Zentimeter. Lieber etwas größer als nötig. Ein zu großer Code funktioniert immer, ein zu kleiner manchmal nicht.
Kontrast und Farbe
QR-Codes brauchen hohen Kontrast. Schwarz auf Weiß ist am sichersten. Dunkelblau oder Dunkelgrün auf Weiß funktioniert meistens auch. Helle Farben auf hellem Hintergrund oder Dunkel auf Dunkel funktionieren oft nicht, selbst wenn der Code für menschliche Augen lesbar aussieht.
Invertierte Codes (weiß auf schwarz) werden von vielen Scannern erkannt, aber nicht von allen. Wenn du sichergehen willst, bleib bei dunklem Code auf hellem Grund.
Logos im QR-Code sind möglich, weil QR-Codes eine eingebaute Fehlerkorrektur haben. Bis zu 30% der Fläche können verdeckt sein, und der Code wird trotzdem gelesen. Aber das reduziert die Fehlertoleranz. Wenn der Code dann auch noch klein gedruckt oder auf einem unebenen Untergrund ist, kann es knapp werden. Im Zweifel: Logo weglassen, wenn der Code zuverlässig funktionieren muss.
Auf welchem Material drucken?
Normales Büropapier reicht für alles, was drinnen hängt und nicht angefasst wird. Für den Pausenraum, die Umkleide oder das schwarze Brett ist ein Ausdruck auf dem normalen Drucker okay, solange er nicht nass wird oder in der Sonne hängt.
Für Bereiche mit Feuchtigkeit (Produktion, Küche, Außenbereich) braucht es laminiertes Papier oder einen Aufkleber. QR-Code-Aufkleber kannst du bei Druckereien bestellen oder auf Klebeetiketten selbst drucken, wenn du einen Etikettendrucker hast.
Reflexionen sind ein Problem. Laminiertes Material oder Hochglanz-Aufkleber reflektieren bei direktem Licht, und das kann den Scanner irritieren. Matte Oberflächen funktionieren zuverlässiger.
Wo platzieren?
Der QR-Code muss dort hängen, wo Leute ihn sehen und wo sie ihr Handy in der Hand haben können. Klingt offensichtlich, wird trotzdem oft falsch gemacht.
Gute Orte: neben der Tür zum Pausenraum, an der Umkleide, am Eingang zur Produktionshalle, am schwarzen Brett, neben dem Zeiterfassungsterminal. Überall dort, wo Leute kurz stehen und ihr Handy griffbereit haben.
Schlechte Orte: in Bereichen, in denen Handys verboten sind (Reinraum, manche Produktionsbereiche). Auf Höhen, die unbequem zu scannen sind (zu hoch an der Wand, zu niedrig am Boden). Hinter Glas, das reflektiert.
Statische vs. dynamische QR-Codes
Das ist der Punkt, an dem die meisten Fehler passieren.
Ein statischer QR-Code enthält die Ziel-URL direkt im Code selbst. Wenn du die URL ändern willst, musst du einen neuen QR-Code drucken. Wenn die Seite, auf die der Code zeigt, verschoben oder gelöscht wird, zeigt der Code ins Leere. Du kannst den gedruckten Code an der Wand nicht aktualisieren, ohne ihn neu zu drucken.
Ein dynamischer QR-Code zeigt auf eine Weiterleitungs-URL. Die eigentliche Ziel-URL kann im Hintergrund geändert werden, ohne dass der gedruckte Code ausgetauscht werden muss. Der Schichtplan zieht auf eine neue Plattform um? URL im System anpassen, der QR-Code an der Wand bleibt.
Für alles, was längerfristig an einer Wand hängt, sind dynamische Codes die bessere Wahl. Der Mehraufwand bei der Einrichtung ist minimal, aber er spart dir das Nachdrucken, wenn sich Ziel-URLs ändern.
Beschriftung nicht vergessen
Ein QR-Code ohne Beschriftung wird selten gescannt. Leute wollen wissen, was sie erwartet, bevor sie ihr Handy rausholen.
“Schichtplan scannen” funktioniert besser als ein Code ohne Text. “Urlaubsantrag” neben dem Code funktioniert besser als “Mehr Infos hier.” Konkret schreiben, was hinter dem Code steckt.
Und ein kurzer Hinweis zur Bedienung schadet nicht, wenn die Zielgruppe nicht technikaffin ist: “QR-Code mit der Handy-Kamera scannen.”
Testen vor dem Drucken
Vor dem Drucken: den Code mit mindestens zwei verschiedenen Handys testen. Einmal mit einem aktuellen und einmal mit einem älteren Modell. Die eingebaute Kamera-App reicht bei den meisten Smartphones seit 2018 zum Scannen, aber manche älteren Android-Geräte brauchen noch eine separate Scanner-App.
Nach dem Drucken: nochmal scannen. In der richtigen Größe, aus der richtigen Entfernung, unter den Lichtverhältnissen, die am Einsatzort herrschen. Ein Code, der am Bildschirm funktioniert, kann gedruckt versagen, wenn die Druckqualität schlecht ist oder der Kontrast nicht stimmt.
Kurz gesagt
Die meisten Fehler passieren nicht beim Drucken, sondern danach: falsche Größe, zu wenig Kontrast, statischer Code mit einer URL, die sich irgendwann ändert. Wer das vermeiden will, druckt groß genug (ein Zehntel der Scan-Entfernung als Minimum), bleibt bei schwarz auf weiß, nutzt dynamische Codes und schreibt dazu, was hinter dem Code steckt.
Wer QR-Codes für interne Zwecke nutzt, sollte sich von Anfang an überlegen, wie die URL hinter dem Code aktuell gehalten wird. Sonst druckst du in drei Monaten alles neu.