Pre-Onboarding leicht gemacht
Zwischen Unterschrift und erstem Tag kann die Kommunikation ruhig werden. Dann kommt Tag 1, und es passiert alles auf einmal: Laptop, Zugänge, Tools, Team, Büro, Papierkram.
Die Hälfte davon hätte man vorher klären können.
Warum Pre-Onboarding scheitert
Die Idee, neuen Mitarbeitern schon vor Tag 1 Informationen zukommen zu lassen, ist nicht neu. Viele Unternehmen versuchen es. Und die meisten scheitern am selben Problem: Der neue Mitarbeiter hat noch keinen Zugang zu den Firmensystemen.
Kein Slack, keine Firmen-E-Mail, kein VPN, kein Intranet.
Will HR dem neuen Mitarbeiter vor Tag 1 etwas schicken, bleibt nur die private E-Mail-Adresse. Und was schickt man per privater E-Mail? Ein PDF im Anhang, vielleicht. Einen Link zum Intranet, der nicht funktioniert, weil der Account noch nicht existiert. Oder gar nichts, weil es zu kompliziert ist.
Manche Unternehmen lösen das mit spezieller Pre-Onboarding-Software. Sie kann gut funktionieren, kostet aber Geld und braucht Setup-Zeit. Kleinere Teams benötigen möglicherweise nur eine einfache Seite und einen klaren Übergang in die internen Systeme.
Was neue Mitarbeiter vor Tag 1 wirklich wissen wollen
Die Fragen, die neue Mitarbeiter in der ersten Woche stellen, sind vorhersehbar. Und die meisten davon hätte man vorher beantworten können:
Wo ist das Büro genau, und wie komme ich dahin? Gibt es einen Dresscode? Was passiert am ersten Tag, und um wie viel Uhr soll ich da sein? Wer ist mein Team, und wer ist mein Buddy? Welche Tools benutzt das Team? Gibt es ein Handbuch oder eine Übersicht? Wo finde ich den Speiseplan der Kantine?
Keine dieser Fragen braucht einen Firmen-Account. Es sind öffentliche Infos.
Ein Low-Tech-Ansatz der funktioniert
Einfachste Lösung: Eine Seite mit den wichtigsten Infos, ohne Login zugänglich. Notion mit “Share to web”, eine einfache Website-Seite, ein Google Doc mit Lesezugriff. Egal welche Plattform.
Die Inhalte: Begrüßung, Infos zum ersten Tag (Uhrzeit, Ort, Ansprechperson), Team-Übersicht mit Namen und Fotos, die wichtigsten Tools die man brauchen wird, und Links zu allem, was ohne Login zugänglich ist (Speiseplan, Anfahrt, Parkplatz-Infos).
Problem: Der Link ist lang, hässlich und fragil.
Lora ergänzen, sobald der Workspace-Zugang bereit ist
Bevor neue Mitarbeiter ein Lora-Konto und eine Workspace-Mitgliedschaft haben, verschickst du die direkte URL der öffentlichen Seite. Ein Lora-Shortcut erfordert weiterhin Anmeldung und Workspace-Zugang — auch mit der Sichtbarkeit Nicht gelistet.
Sobald die Einladung angenommen werden kann, erstellst du den Shortcut /welcome und lässt ihn auf dieselbe Seite zeigen. Die nächste Nachricht kann erklären, dass neue Mitarbeiter nach dem Beitritt short, die Leertaste und welcome eingeben.
Wenn du es persönlicher machen willst, kann /welcome-anna auf eine Seite mit Annas Team, Buddy und Bürostandort zeigen. Verwende eine passende Sichtbarkeit und speichere keine sensiblen personenbezogenen Daten auf einer öffentlichen Seite.
Die Seite ist schnell eingerichtet; nach der Freischaltung wird der Shortcut zur dauerhaften internen Adresse.
Was danach passiert
Der Shortcut ist nicht nur für Pre-Onboarding nützlich. Am ersten Tag, wenn der neue Mitarbeiter seinen Firmen-Account hat und sich durch das Tool-Chaos kämpft, sind die Shortcuts immer noch da.
/handbook kann das Mitarbeiterhandbuch öffnen, /tools die Tool-Übersicht und /organigramm das Organigramm. Neue Mitarbeiter verwenden für jeden Shortcut denselben Ablauf in der Adresszeile.
Das kann Routinefragen in der ersten Woche reduzieren. Ein Shortcut beantwortet nicht alles, gibt Standardfragen wie “Wo ist das Wiki?” oder “Wie reiche ich Reisekosten ein?” aber eine stabile Antwort.
Für welche Teams das funktioniert
Das eignet sich für Teams, die regelmäßig genug einstellen, um dieselben Erklärungen zu wiederholen. Die Antworten einmal aufzuschreiben und über einen dauerhaften Shortcut erreichbar zu machen, kann Zeit und Rückfragen sparen.
Dabei prüfst du nebenbei, welche Informationen fehlen, welche Seiten veraltet sind und welche Links nicht mehr funktionieren.
Was du jetzt tun kannst
Schreib auf, welche Fragen neue Mitarbeiter in der ersten Woche stellen. Erstelle eine Seite, die die nicht sensiblen Fragen beantwortet und vor der Anmeldung freigegeben werden kann. Verschicke vor der Konto-Einrichtung die direkte URL und gib der Seite für die Zeit nach dem Workspace-Beitritt einen Lora-Shortcut.
Beim nächsten neuen Mitarbeiter schickst du die öffentliche URL für das Pre-Onboarding und den Shortcut nach dem Workspace-Beitritt. Beobachte dann, ob die „Wo finde ich…?“‑Fragen in der ersten Woche weniger werden.