Pre-Onboarding leicht gemacht
Zwischen Unterschrift und erstem Tag: vier bis acht Wochen Funkstille. Dann kommt Tag 1, und es passiert alles auf einmal. Laptop, Zugänge, Tools, Team, Büro, Papierkram.
Die Hälfte davon hätte man vorher klären können.
Warum Pre-Onboarding scheitert
Die Idee, neuen Mitarbeitern schon vor Tag 1 Informationen zukommen zu lassen, ist nicht neu. Viele Unternehmen versuchen es. Und die meisten scheitern am selben Problem: Der neue Mitarbeiter hat noch keinen Zugang zu den Firmensystemen.
Kein Slack, keine Firmen-E-Mail, kein VPN, kein Intranet.
Will HR dem neuen Mitarbeiter vor Tag 1 etwas schicken, bleibt nur die private E-Mail-Adresse. Und was schickt man per privater E-Mail? Ein PDF im Anhang, vielleicht. Einen Link zum Intranet, der nicht funktioniert, weil der Account noch nicht existiert. Oder gar nichts, weil es zu kompliziert ist.
Manche Unternehmen lösen das mit spezieller Pre-Onboarding-Software. Die ist gut, kostet aber Geld und braucht Setup-Zeit. Für ein 200-Personen-Unternehmen kann sich das lohnen. Für ein 30-Personen-Startup ist es Overkill.
Was neue Mitarbeiter vor Tag 1 wirklich wissen wollen
Die Fragen, die neue Mitarbeiter in der ersten Woche stellen, sind vorhersehbar. Und die meisten davon hätte man vorher beantworten können:
Wo ist das Büro genau, und wie komme ich dahin? Gibt es einen Dresscode? Was passiert am ersten Tag, und um wie viel Uhr soll ich da sein? Wer ist mein Team, und wer ist mein Buddy? Welche Tools benutzt das Team? Gibt es ein Handbuch oder eine Übersicht? Wo finde ich den Speiseplan der Kantine?
Keine dieser Fragen braucht einen Firmen-Account. Es sind öffentliche Infos.
Ein Low-Tech-Ansatz der funktioniert
Einfachste Lösung: Eine Seite mit den wichtigsten Infos, ohne Login zugänglich. Notion mit “Share to web”, eine einfache Website-Seite, ein Google Doc mit Lesezugriff. Egal welche Plattform.
Die Inhalte: Begrüßung, Infos zum ersten Tag (Uhrzeit, Ort, Ansprechperson), Team-Übersicht mit Namen und Fotos, die wichtigsten Tools die man brauchen wird, und Links zu allem, was ohne Login zugänglich ist (Speiseplan, Anfahrt, Parkplatz-Infos).
Problem: Der Link ist lang, hässlich und fragil.
Wie Lora das einfacher macht
Erstelle einen Shortcut: short/welcome. Dieser Shortcut zeigt auf deine Pre-Onboarding-Seite. Setze ihn auf “Unlisted”, sodass jeder mit dem Link darauf zugreifen kann, ohne eingeloggt zu sein.
Willkommens-E-Mail an die private Adresse: “Alle Infos zu deinem Start: short/welcome”
Wenn du es persönlicher machen willst, erstelle individuelle Shortcuts: short/welcome-anna zeigt auf eine Seite, die speziell für Anna vorbereitet ist, mit ihrem Team, ihrem Buddy, ihrem Bürostandort.
Zehn Minuten Setup. Keine IT-Tickets, keine Lizenzkosten.
Was danach passiert
Der Shortcut ist nicht nur für Pre-Onboarding nützlich. Am ersten Tag, wenn der neue Mitarbeiter seinen Firmen-Account hat und sich durch das Tool-Chaos kämpft, sind die Shortcuts immer noch da.
short/handbook zeigt aufs Mitarbeiterhandbuch. short/tools zeigt auf eine Übersicht aller verwendeten Tools. short/organigramm zeigt aufs Organigramm. Der neue Mitarbeiter kann sich selbst orientieren, statt bei jedem zweiten Schritt jemanden fragen zu müssen.
In testenden Teams: merklich weniger “Wo finde ich X?”-Fragen in der ersten Woche. Nicht auf null, es gibt immer Fragen, die ein Shortcut nicht beantwortet. Aber die Standardfragen (“Wo ist das Wiki?” “Wo finde ich die Brand Guidelines?” “Wie reiche ich Reisekosten ein?”) werden durch Shortcuts aufgefangen.
Für welche Teams das funktioniert
Am besten funktioniert das bei Teams, die regelmäßig neue Leute einstellen und das Onboarding nicht jedes Mal neu erfinden wollen. Wenn du alle paar Monate jemanden einstellst, lohnt sich der Aufwand für ein ausgearbeitetes Pre-Onboarding-System nicht. Dann reicht eine persönliche E-Mail.
Aber wenn du drei oder mehr Leute pro Quartal einstellst, wiederholen sich die Fragen. Dann lohnt es sich, die Antworten einmal aufzuschreiben und über einen permanenten Shortcut zugänglich zu machen.
Dabei merkst du nebenbei, wo es hakt: Welche Infos fehlen. Welche Seiten veraltet sind. Welche Links nicht mehr funktionieren. Die 15 wichtigsten Ressourcen für neue Leute zusammenzustellen zwingt dich, deine eigene Dokumentation ehrlich anzuschauen.
Was du jetzt tun kannst
Nimm dir 30 Minuten. Schreib auf, welche 10 Fragen jeder neue Mitarbeiter in der ersten Woche stellt. Erstelle eine Seite, die diese Fragen beantwortet. Mach sie ohne Login zugänglich. Gib ihr einen Shortcut.
Beim nächsten neuen Mitarbeiter schickst du den Shortcut in der Willkommens-E-Mail mit. Und beobachtest, ob die “Wo finde ich…?”-Fragen in der ersten Woche weniger werden.